Muitas empresas ainda têm dúvidas de quanto realmente custa um evento online – ou como está sendo categorizado pelo setor um evento digital – além de como otimizar a verba entregando a melhor qualidade.
Com verbas cada vez menores para investir em marketing e em eventos, algumas empresas optaram por seguir pelo caminho de Lives e Webinar, colocando muitas vezes um profissional interno da organização para assumir esta função de planejar e organizar um evento sem onera-lo das demais atividades do seu dia a dia. O resultado disso é um profissional sobrecarregado e estressado com tantas demandas a serem executadas, muitas vezes em um espaço curto de tempo.
Outras empresas por sua vez, entendendo que sem os eventos a empresa acabam por paralisar o seu planejamento anual, seja por conta da falta de treinamento e capacitação dos seus funcionários ou pela falta de vendas e relacionamento com seus clientes, dessa forma elas têm investido em eventos digitais mas muitas vezes surgem a incerteza se o custo cobrado é de fato o valor real da demanda do evento digital ou se está sendo superfaturado.
Para esclarecer, um evento digital pode custar de R$0,00 reais até R$1 milhão de reais – ou até mais dependendo do evento.
Mas calma, tudo irá depender das ações e estratégia traçada pela empresa, assim como o orçamento que ela tem disponível para isso, sem falar das ferramentas e tecnologia que serão utilizadas no evento.
Dois grandes erros que as empresas cometem quando procuram uma empresa para assessorar seu evento é:
- Enviar um briefing com uma lista de desejos que muitas vezes é apenas um querer. Ou porque viu em outro evento ou porque a diretoria “acha legal tal funcionalidade” e que não necessariamente fará uma diferença no resultado final para o participante.
- Focar mais em saber quanto irá custar sem abrir o budget do evento, ou seja, as empresas querem um orçamento mas não abrem o valor disponível em caixa para realizá-lo, com isso o orçamento apresentado pelas agências acabam que muitas vezes fugindo do real valor que ela tem para contratar.
O maior problema aqui é que ambos os lados perdem tempo já que existem diversas opções e fica muito difícil entregar algo que faça sentido para o que é essencial para o evento acontecer.
Aqui na MS Eventos, zelamos não apenas pelo seu budget como sempre alinhamos a expectativa com a realidade do que é realmente necessário e importante para o sucesso do evento.
Estamos sempre em busca não apenas de fornecedores comprometidos como também alternativas para apresentar aos nossos clientes a melhor experiência para os seus participantes.
Um ponto a ser levado em consideração é que nem sempre o mais caro é o melhor, isso quer dizer que não precisa ir até a lua para entregar um evento que gere engajamento e resultados, criar um evento aplicando o conceito de Design Estratégico para Eventos fará com que as ações sejam mais assertivas e consequentemente irá surgir melhores resultados.
Agora você consegue entender o porquê você nunca consegue comparar os orçamentos que você recebe das agências?
Mas o que fazer afinal? Existem algumas perguntas que você pode responder e que te ajudarão na hora de solicitar um orçamento.
-Qual a persona do seu evento?
-Qual o objetivo dele?
-Qual a proposta de valor que seu participante terá ao participar do evento?
-Quais os seus objetivos e metas?
-Quais formas de receita que seu evento terá (será por meio do budget interno, parceiros e patrocinadores ou ainda por venda de ingressos)?
-Quais ações dentro do seu evento são realmente necessárias e primordiais para sua empresa.
-Qual ação que poderia ter no seu evento que seria um plus no seu evento?
-Quais dados você precisa coletar do evento?
Com essas respostas você já consegue estruturar melhor o seu briefing e receber um orçamento que faça mais sentido dentro do seu universo.
Existem diversos eventos acontecendo neste momento, seja porque está utilizando os recursos das redes sociais para transmitir ou via aplicativos como Zoom, Meeting, Webex, isso sem falar dos grandes eventos que utilizam uma grande estrutura, como por exemplo o uso de plataformas e ferramentas de Inteligência Artificial, ambientes customizados em 2D e 3D, realidade aumentada, entre outros. Segundo uma pesquisa feita pela empresa Gartner, os gastos mundiais em soluções de videoconferência (baseadas em nuvem) cresceram 24% em 2020.
Isso mostra que não há limites de quanto um evento online poderá custar, por isso é tão importante que a empresa busque sim referências no mercado mas adapte a sua realidade.
Listo 13 ações para aplicar em eventos online, para te inspirar a aplicar no seu, algumas ações podem ser feitas gratuitas e outras pagas.
- Enquetes
- Votações
- Quiz
- Nuvem de palavras
- Playlist do evento
- Mosaico digital
- Reuniões 1:1
- Espaço customizado para área de networking
- Conexões autênticas em silêncio
- Gamification
- Espaço compartilhado para exibição de música, show, filmes, etc.
- Espaços para diálogos
- Aula de ioga, fitness, meditação, etc.
Essas são apenas algumas ideias do que fazer em um evento online, muitas outras ações podem ser pensadas e realizadas, basta entender o que será um diferencial no seu evento.
Precisando de ajuda? Entre em contato com nossos especialistas e te ajudaremos a criar experiências memoráveis.
