Neste artigo traremos os principais termos técnicos para te ajudar a entender os bastidores dos eventos online.

GC – é a legenda que aparece embaixo da tela com a descrição do nome ou ainda de um comentário ou ainda a chamada para um outro assunto, serve apenas para complementar a fala do apresentador ou ainda identificar a pessoa que está aparecendo na tela.

Cartela – é a imagem que aparece na transição de uma tela para a outra ou de um apresentador para outro, ou ainda quando o sinal da transmissão sai do ar, ela é usada para informar os telespectadores.

Vinheta – é o vídeo curto animado – geralmente de até 60 segundos – para a abertura do evento, transição de conteúdo ou ainda para o encerramento do evento.

Background – é a imagem que aparecerá no fundo da tela de transmissão do apresentador.

Audiência – são as pessoas que se encontram conectadas online durante a transmissão.

Break – pausa entre as atividades que estão sendo realizadas-

Break-room – salas virtuais utilizadas para realizar dinâmica entre grupos menores de participantes.

Chroma Key – conhecido também como tela verde, com ela é possível  colocar uma imagem sobre uma outra por meio do anulamento de uma cor padrão.

Sonoplasta – é a pessoa que trabalha com efeitos especiais durante o evento, colocando fundos sonoros, editando áudio de trilhas sonoras, música, vinhetas, etc. 

Embedar – ou “embed” é uma palavra em inglês que significa “incorporar”, ou seja, por meio de um código HTML, é possível incorporar conteúdo de terceiros no próprio site do evento ou na plataforma de transmissão.

Streaming – é a tecnologia que transmite dados através da internet sem a necessidade de baixar o conteúdo em um dispositivo.

Live Streaming – é a transmissão ao vivo de dados pela internet, em áudio ou em vídeo.

On Demand – é o conteúdo disponibilizado sob demanda, ou seja, a pessoa consegue ver ou ouvir aquele conteúdo sem a necessidade dele estar em tempo real.

Podcast – mídia em formato de áudio distribuída por canais de streaming de áudio.

Roteiro técnico – é o documento que orienta toda a equipe no backstage, onde consta todas as informações que acontecerão durante a transmissão do evento, com informações detalhadas sobre os tempos de fala do apresentador e ainda os conteúdos que aparecerão na tela.

MC – mestre de cerimônia, é o apresentador que irá conduzir o evento.

Moderador – a pessoa que irá intermediar a conversa, seja ela durante a transmissão ou ainda no chat.

Roteiro – é o documento que orienta toda a equipe no backstage durante a fala do apresentador e a forma que será contado a história para os participantes. 

Zoom – plataforma de transmissão, com ela é possível também criar salas de interação.

Backstage – se refere a todas as pessoas e coisas que estão nos bastidores e não são visíveis para o público.

Termo de referência – é o conjunto de necessidade que o evento tem, nele são descritos todos os serviços necessários para contratação e realização de um evento.

Sua empresa irá realizar um evento? Conte com a MS Eventos, uma consultoria especializada em eventos presenciais,  online e híbridos, entre em contato e vamos juntos criar experiências memoráveis!

Nesse artigo você irá descobrir 5 ferramentas online que você pode utilizar para engajar as pessoas e mantê-las mais envolvidas e participativas em seus eventos.

1ª Sli.do

Nela é possível se conectar com qualquer diversos tipos de aparelho que tenham o aplicativo instalado, sendo possível realizar enquetes. Dá opção dos participantes fazerem perguntas, além de criar nuvem de palavras. Há versão paga e gratuita.

2ª Mentimeter

É uma ferramenta online para criação e compartilhamento de apresentações de slides com interatividade, hoje as palestras interativas estão ganhando espaço nos eventos, justamente pois o conteúdo é criado em conjunto com os participantes, também é possível criar quiz, e perguntas e respostas com o público.

3ª Mural.co

É visual e colaborativa, ótima para palestras interativas, dinâmicas em grupos, entre outras atividades para se realizar em grupo.

4ª Survey Monkey

Por meio dela é possível realizar pesquisas e/ou enquetes online, a facilidade dessa ferramenta pois existem modelos de perguntas para lhe inspirar a criar seu próprio formulário e começar a colher informações dos participantes.

5ª Talent Cards

Quem não gosta de um jogo, não é mesmo? Essa ferramenta permite aproveitar o poder do microlearning para treinar equipes de forma remota e interativa, aumentando a compreensão e retenção de memória. Há versão gratuita e paga, e é possível criar o conteúdo com imagens, diagramas, áudio, vídeo e hiperlinks e os participantes também ganham pontos sempre que concluem um jogo de cartas ou questionário e toda a sua equipe pode acompanhar as classificações.

Precisando de ajuda para realizar experiências online? A MS Eventos é uma consultoria especializada em eventos presenciais,  online e híbridos, entre em contato e vamos juntos criar experiências memoráveis!

O que é um Evento Digital?

Evento digital é realizado em um espaço virtual, podendo ser realizado 100% online ou de forma híbrida, que é a junção do presencial e o online.

São diversos tipos de eventos que você pode realizar, como Congresso, Palestras, Oficinas e treinamentos, Cursos, entre outros formatos.

Por onde começar?

A maneira mais assertiva de ter resultado nos eventos digitais é conhecer muito bem o público do evento, para isso utilizamos o Design de Eventos para entender quem é o público, quais são as suas dores e anseios, para então gerar uma proposta de valor que faça sentido para eles.

Jornada do Participante

É preciso planejar cada etapa do evento digital, desde o momento em que o participante fica sabendo do evento, como quais os canais de comunicação serão utilizados e a frequência, quais experiências serão entregues durante o evento, o conteúdo que será abordado, para então pensar em quais ferramentas e plataformas serão necessárias para engajar as pessoas.

3 Etapas

1ª Etapa – Planejar

Levante os custos financeiros do evento, organize o fluxo de trabalho, convide os palestrantes, crie o ingresso do evento, divulgue seu evento.

2ª Etapa – Executar

Contrate os fornecedores, crie o roteiro técnico da transmissão e os tempos e movimentos do evento, treine a equipe de moderadores, palestrantes e MC do evento.

3ª Etapa – Mensurar

Mensure o engajamento do público, pelas métricas da plataforma, pelas redes sociais, pela pesquisa de satisfação, tudo isso vai ajudar na próxima etapa.

Pós-Evento

Colha os feedbacks, dos participantes, parceiros, palestrantes, da equipe interna, tudo isso ajudará a entender o que deu certo e o que precisa mudar na próxima edição.

Gere pertencimento e relacionamento com o público de uma edição para a outra, pois não faz sentido nenhum lembrar do público apenas na próxima edição.

Recomece a planejar a próxima edição, com a etapa do Design, afinal as dores e anseios das pessoas mudam e é preciso entendê-las para criar novas experiências que serão memoráveis para elas! Lembre-se sempre:

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Uma pesquisa no Google Trends mostra que a palavra mais procurada nos buscadores é para o termo Eventos Online, isso revela que muitas empresas estão buscando utilizar essa estratégia dos eventos online como benefício de gerar pertencimento e relacionamento com seus clientes – sejam internos ou externos.

Fonte: Google Trends em 20/09/2021

Neste artigo, você encontrará 8 passos para seguir aí na sua empresa e ter sucesso em seus eventos online.

1º Passo –  Planejamento

Ele é essencial para se ter êxito, mas esteja aberto a fazer mudanças e melhorias, para isso crie outros planos (B, C, D), assim sua equipe estará mais preparada para se adaptar a novos formatos.

Utilize ferramentas online, para planejar, organizar e acompanhar as tarefas da sua equipe, existem diversas ferramentas no mercado e utilizá-las faz com que a equipe consiga ter a visão de todo o projeto e autonomia, descentralizando assim as informações mais importantes.

2º Passo – Foco nas pessoas

Priorize as pessoas, esteja aberto a ouvir o que elas precisam para poder entregar experiências memoráveis, crie a cultura de dar voz às pessoas. Isso pensando não apenas nos participantes, mas também para a equipe, ter uma visão diferente no processo de planejamento ajuda a criar novas possibilidades que antes não eram vistas.

3º Passo – Se faça presente

Invista na sua comunidade, use as redes sociais, crie canais de comunicação para se aproximar e dar voz às pessoas. Personalize, seja gentil e humanize seu evento.

Criar um calendário editorial para a sua comunidade ajuda a mantê-la engajada e ativa, você se surpreenderá com os feedbacks que ela te proporcionará.

4º Passo – Mantenha as pessoas engajadas

É hora de fortalecer a comunidade do seu evento, se ainda não tem é bom pensar nisso. Ter uma comunidade ativa fará sua empresa estar mais próxima do público e tornará seu evento relevante para elas.

Pense em criar pequenos momentos onde as pessoas da comunidade sejam protagonistas como dar destaque para aos membros mais ativos ou proporcionar momentos de recompensa é importante nesse processo de reconhecimento.

5º Passo – Entregue valor

O conteúdo precisa ser autêntico para gerar valor nas pessoas, entregue o que elas realmente precisam. Desta forma você estará valorizando o tempo delas e criando apreço pelo conteúdo que transborda.

Aqui também você pode usar e abusar de conteúdos das edições passadas para criar um plus no evento, como pílulas de conhecimento em formato de podcast é uma ótima estratégia.

6º Passo – Engaje as pessoas

Crie ações em cada etapa do evento para que as pessoas se engajem, isso é super importante. Mas vale dizer que você precisará sair da caixinha das ações comuns e estar antenada a novas formas e possibilidades que o online oferece.

Por isso ter um repertório diversificado é extremamente importante para inovar no seu evento online.

7º Passo – Conte com parceiros e apoiadores

Os parceiros e apoiadores são os pontos-chave para o sucesso do evento online. Mantenha o canal de relacionamento aberto com eles, à boa reputação deste relacionamento refletirá na entrega e unirá forças para que o evento seja inesquecível. Valorize isso!

8º Passo – Posicione sua marca

Como você quer que sua marca seja vista pelas pessoas? Qual a cultura que ela irá promover ou qual o benefício que ela irá gerar para a comunidade? Depois de definir o posicionamento, o mais importante é se viver o que prega. E nada melhor do que os da própria casa assinar a veracidade deste posicionamento.

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O que é um evento corporativo?

Evento, é um acontecimento que reúne pessoas e que é organizado por um especialista para alcançar os objetivos de uma empresa.

Existem muitos formatos de eventos e saber qual investir faz toda a diferença.

Destacarei abaixo os principais no meio corporativo.

Conferências

Conferência é uma reunião de pessoas interessadas em discutir um assunto em comum, geralmente as pessoas que vão a esse tipo de evento já conhecem o assunto ou estão bem envolvidos em projetos da área, seja ela corporativa ou acadêmica.

Congresso

Um congresso é uma reunião de pessoas com interesses em comum, que tratam de determinados assuntos. Em eventos, é muito utilizado para exposições científicas e na defesa de trabalhos acadêmicos.

Convenções

É uma reunião comandada por uma organização para estabelecer as pautas a seguir. Convenções empresariais são eventos organizados de maneira privada para impulsionar a empresa, exemplo: Convenções de Vendas.

Encontros

É um evento que tem o objetivo de reunir pessoas de uma mesma categoria profissional para debaterem temas relevantes, atuais e polêmicos daquela área.

Feiras

É um acontecimento organizado normalmente de forma periódica e que se encontra relacionado ao fator econômico, como lançamento de novos produtos e serviços. Nesse tipo de evento reúne compradores, vendedores e fornecedores, que expõem seus produtos e serviços em uma vitrine.

Fórum

É um evento que tem como propósito promover um espaço de troca de opiniões e debates relacionados a um mesmo assunto de interesse em comum.

Mesa redonda

É um tipo de reunião onde as  pessoas se reúnem para discutir um tema ou assunto e todos os participantes têm o direito de manifestar suas opiniões.

Painéis

É um evento onde se reúne um grupo de pessoas para discutir, deliberar e responder a perguntas sobre determinados tópicos ou sobre os resultados dos trabalhos realizados.

Palestras

É a exposição de certas ideias por parte de alguém, geralmente uma pessoa – palestrante – com amplos conhecimentos de um tema, geralmente esse tipo de evento é mais informal e de curto tempo de duração, abrindo-se espaço para perguntas e respostas.

Roadshows

É um formato de evento ou exposição itinerante que percorre diferentes locais por determinado tempo com o objetivo de criar oportunidades de negócio, como lançamento de produtos, demonstrações, treinamentos, divulgações e vendas.

Seminário

É um evento para reunir pequenos grupos de pessoas para reuniões recorrentes, sempre com o objetivo de discutir um assunto e gerar reflexão no público.

Talks

É um modelo de palestras mais curtas e eficazes para chamar a atenção para um único tópico.

Treinamentos / Cursos

São eventos que tem como propósito adquirir conhecimentos e desenvolver as habilidades e competências das pessoas presentes.

Workshop / Oficina

É um evento considerado mais prático, onde as pessoas realizam atividades durante o conteúdo, podendo exercitar os ensinamentos adquiridos.

Cada formato traz a sua particularidade, para definir qual o formato ideal é preciso definir primeiro a estratégia que a empresa quer alcançar com o evento.

Quais são os benefícios de sua empresa investir em um evento corporativo?

Organizar eventos não é uma tarefa fácil, são inúmeros detalhes que precisam ser levados em consideração, mas saiba que  os eventos trazem diversos benefícios, como:

• Atrair novos clientes
• Fidelizar clientes novos
• Aproximar colaboradores
• Reconhecimento como autoridade no segmento

Sem dizer que sua empresa se fará presente na memória do público.

Para quem participa de eventos também tem benefícios, como:

• Ter acesso a conteúdo de qualidade
• Espaço exclusivo para networking
• Acompanhar tendências
• Fazer negócios
• Alavancar a carreira

Seja para realizar ações externas (para clientes) ou internas (para colaboradores), sua empresa só ganhará investindo em eventos.

Para colher resultados positivos é preciso planejar cada detalhe de forma a ser assertiva, contar com a ajuda de um especialista pode fazer toda a diferença na construção do evento.

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Então continue lendo esse artigo e confira as dicas que separamos para você aplicar no seu próximo evento e torná-lo mais seguro para os participantes.

O setor de eventos respira aliviado com a flexibilização dos eventos por todo o país, mas alguns cuidados precisam ser mantidos, para proporcionar não só uma boa experiência nos eventos mas também um ambiente seguro.  

Em São Paulo, por exemplo, desde o dia 17 de agosto de 2021 foram liberados os eventos presenciais, mas para que de fato essa retomada seja segura é preciso atenção para não descuidar dos protocolos, como mostra a imagem abaixo:

Para esses eventos, os protocolos estabelecidos pelo governo paulistano são:

• Uso obrigatório de máscara em qualquer ambiente;
• Distanciamento de 1 metro e veto de aglomerações de qualquer natureza;
• Respeito aos protocolos de higiene;
• 100% da população adulta com acesso à 1ª dose da vacina

Todos esses cuidados são necessários para que as pessoas possam estar presencialmente seguras para fazer bons negócios. Garantindo também a segurança da equipe de staff do evento, zelando para que estes profissionais tenham um espaço seguro de trabalho – cumprindo sempre os protocolos – para entregar a melhor experiência.

Planejamento é a palavra certa para essa retomada, sem falar da atenção aos detalhes e de zelar por todas as pessoas que estarão envolvidas no evento, sejam participantes, palestrantes, parceiros, patrocinadores e staffs. Somente assim poderemos reaquecer o mercado e voltar assim a movimentar a economia e os negócios.

Embora muitas empresas ainda estejam cautelosas e estejam preferindo por eventos híbridos onde estejam presentes apenas um número reduzido de pessoas para operar o evento, já há um movimento em alguns eventos de convidar um número reduzido de participantes dentro do espaço onde será feito a transmissão, como também utilizar o serviço de coffee break.

Dicas para adotar na retomada e aplicar nos próximos eventos presenciais/híbridos

1. Kit de boas-vindas com materiais educativos e explicativos. 
2. Treinar a equipe de staff para que eles sejam multiplicadores de segurança durante o evento, garantindo assim que todos respeitem as regras.
3. Fazer teste de Covid-19 a domicílio, antes mesmo da pessoa chegar ao evento.
4. Adotar o uso de pulseiras codificadas por cores para ajudar as pessoas a comunicarem de forma não verbal o que as faz sentir confortáveis.
5. Fazer uso da tecnologia para identificar quem já tomou a primeira e segunda dose da vacina, ou se está em atraso.

Precisando de ajuda para planejar essa retomada? Entre em contato e um dos nossos especialistas irá te ajudar!

Já se passou um ano e meio desde o início da pandemia causada pelo Covid-19 e muitas empresas ainda estão poupando verbas de marketing aguardando o novo normal. Outras empresas começaram a investir em live e webinar mas ainda não deram um passo importante para profissionalizar seus eventos.

Isso muitas vezes acontece pois se vende uma ideia de que evento online é mais barato que evento presencial, e aqui há dois pontos a serem considerados, os eventos podem ou não ser mais baratos.

Sim, se comparado ao número de participantes e redução de despesas como hospedagem, alimentação, transfer, aéreo entre outros serviços necessários em um evento presencial.

Não, se comparado às tecnologias que serão utilizadas durante o evento, quais os recursos necessários para criar uma boa experiência no para os participantes.

Neste artigo falamos mais sobre esse assunto e os custos de um evento online.

O ponto principal é que investir em eventos de forma estratégica trazem muitos benefícios para a empresa que está promovendo, por isso é importante criar experiências pensando em cada detalhe, a começar pela concepção do evento, entendendo quem é o público, suas dores e como o evento se propõe a resolver.

Feito a primeira etapa é hora de planejar o evento, entendendo os custos e recursos que serão necessários para execução. Por fim, é hora de tirar o projeto do papel, contando com bons fornecedores comprometidos em tornar a experiência memorável.

Durante o evento é preciso se atentar aos detalhes, não somente no front mas nos bastidores do evento também, dando suporte para os palestrantes, o MC que conduzirá o evento, o público em geral, entre tantos os detalhes importantes.

Para um futuro cada vez mais próximo fica provado que os recursos e alcance de um evento online serão essenciais para desbravar novos públicos, por isso cada vez mais o mercado de eventos corporativos tende a ser híbrido, que é justamente a junção de pessoas em um espaço físico e também em um espaço digital.

O desafio será muito maior do que estamos vivenciando hoje, pois na sua maioria os eventos híbridos estão acontecendo em estúdio, com pouquíssimas pessoas presenciais e o público remoto.

São Paulo e Rio de Janeiro já anunciaram a retomada dos eventos, claro seguindo todas as medidas de prevenção, com essa notícia mas do que nunca será necessário criar estratégias diferenciadas para o público que participa presencial e para o público que participa online, criando assim novas possibilidades.

Ter uma consultoria de eventos auxiliando em todas as etapas é de suma importância, já que esses especialistas tendem a ter uma visão mais ampla e um Know-how sobre as várias possibilidades que cada particularidade de eventos traz e poderá conduzir de forma mais assertiva o evento.

Se sua empresa precisa de auxílio para criar experiências memoráveis em cada etapa dos eventos internos ou externos, conte conosco nesta jornada!

Neste artigo você confere cinco dicas para você aplicar e mandar muito bem na experiência no seu evento.

1. Surpreenda

Parece óbvio né, mas é preciso criar ações que surpreendam seus participantes, que gere um efeito Uauuuu. Se o evento for restrito para algumas pessoas, vale investir no convite físico, mas se for para um grande número de pessoas, que tal ter um canal de atendimento para auxiliar seus participantes ou pensar em um manual de boas-vindas. Seu participante precisa perceber que ele é importante para o evento foi criado para ele..

2. Foco nas pessoas

O sucesso ou o fracasso do seu evento está condicionado à forma como as pessoas são tratadas. Cordialidade, prontidão e o sentimento genuíno de ajudá-las, isso deve ser sua prioridade. Além disso, podemos destacar que o evento precisa gerar pertencimento, tanto com o conteúdo alinhado às suas dores como nos momentos das interações, um bom exemplo para você colocar em seus eventos é criar um ritual com as pessoas, uma música de boas-vindas ou criar momento de quebra-gelo são ações simples que podem ser aplicadas hoje mesmo aí no seu evento. 

3. Monitore

Durante o evento é importante estar sempre atento ao que está dando certo e o que não está para poder agir durante o evento. Quando não for possível corrigir um  feedback recebido durante o evento de um retorno ao participante, você mostra que se importa e que a opinião das pessoas é levada a sério.

4. Alie-se às Redes Sociais

Crie ações dentro do evento em que as pessoas possam utilizar as redes sociais para propagar seu evento. Filtros do Instagram, hashtag próprias do evento, concursos online, nuvem de sentimentos, entre outras atividades são alguns exemplos para que você consiga monitorar o engajamento do público no decorrer do evento. 

5. Recorrência

Crie experiências que gerem desejo de retorno, repetição. As pessoas precisam sair desta edição com gostinho de quero mais. Que tal aplicar um benefício para o participante em seu retorno, ou oferecer um conteúdo exclusivo para quem esteve ali online e ao vivo durante o evento. Perceba que existem inúmeras ações que podem ser realizadas como estratégia no evento.

Gostou das dicas e quer aprender mais como planejar seus eventos de forma assertiva, assine nossa newsletter para receber em primeira mão conteúdos memoráveis!

Ou da vez que você foi ao parque de diversão e a adrenalina correu pelas suas veias e você desejou por estar ali.

Tudo isso são memórias que você teve e que te marcou, assim também são os eventos, eles trazem memórias, às vezes boas, às vezes ruins.

Mas afinal o que é memorável? 

Segundo o Dicio Online, Memorável é algo Inesquecível; que merece ser conservado na memória; digno de ser lembrado; que vale a pena relembrar: atitude memorável.

Notável; que possui destaque, relevância: presidente memorável

Mesmo quando essas memórias são boas, de uma edição para outra, elas precisam ser trabalhadas de forma estratégica para que quem foi na edição passada sinta essa mesma adrenalina de estar ali novamente, talvez a experiência passada tenha sido muito boa, mas não será novamente na próxima edição.

Por isso é preciso usar as ferramentas corretas para criar essas experiências nos eventos tornará ele muito mais assertivo. Em todos os nossos projetos usamos o Design Estratégico para criar experiências memoráveis sempre com foco nas pessoas para que essas memórias venham impactá-las e gerar valor e pertencimento para elas.

Um bom case foi o Evento Reinventar-se, os participantes da primeira edição contaram com foto profissional, palestras práticas de como fazer a diferença no mercado de trabalho, Feira de carreira, além de momentos de networking e Happy Hour.

Tudo isso para que o evento gerasse valor e impactasse as pessoas de forma positiva.

Já na segunda edição, em formato totalmente online, além dos conteúdos pensados dentro das dores que os profissionais estavam passando naquele momento, tivemos atividades diferenciadas para além do cuidado da mente, mas do corpo também.

Em cada manhã o evento foi aberto por uma personal training que ensinou exercícios práticos para ajudar no dia-a-dia destes profissionais, tivemos também momentos UP com marcas que trouxeram insights para a carreira desses profissionais, e para encerrar tivemos música ao vivo para os participantes.

Cada detalhe foi pensado e validado dentro das dores e necessidades do público, por isso se tornou uma experiência memorável para eles.

Para a terceira edição, estamos preparando um super evento, aumentamos a carga horária de evento, agora serão 5 dias, 10 palestras, além de painéis e oficinas práticas de aprendizados, além da feira social que permitirá que os participantes interajam com empresas, tudo de forma online.

Para encerrar o evento estamos preparando uma super atração, um teatro-palestra com Raul de Ourofino com o tema: Reinventando a vida com humor! 

Isso é apenas uma amostra das possibilidades que um evento pode oferecer como experiência memorável.

Aqui na MS Eventos, cuidamos de todas as etapas do seu projeto, desde a concepção da ideia, validando e cocriando ela com o público até a implementação, que é justamente tirar o projeto do papel e dar vida para ele.

Quer tornar seu evento memorável, entre em contato com nossos especialistas!

Desenhar uma estratégia que leve o seu público a vivenciar uma experiência imersiva é a forma mais eficaz de gerar engajamento no público, ainda mais em tempos de Eventos Digitais, onde facilmente as pessoas podem abrir uma segunda aba no navegador para fazer outras atividades.

Isso sem falar dos fatores externos além do evento, como criança chamando, cachorro latindo, ou mesmo pela fadiga do zoom em ficar tantas horas em frente ao computador. Em outras palavras, são tantos os fatores que podem competir com a atenção do público que é preciso desenhar ações que façam sentido para os participantes e estejam alinhadas com a sua marca.

Um dos primeiros pontos que quero trazer é sobre o fato destas ações serem centradas nos stakeholders do seu evento, de nada adianta criar atividades no achismo que dificilmente gerará resultados positivos. Pode até parecer um discurso clichê, ainda mais porque as empresas estão a todo o custo tentando engajar seus participantes com recursos de enquete e chat – É algo válido? Sim – mas o que as pessoas querem é se sentir pertencentes, ou seja, elas querem não apenas fazer parte mas saber que a opinião delas é levada em consideração.

Esse discurso se baseia justamente na nossa experiência em desenhar eventos digitais, percebemos que quando as pessoas estão engajadas elas acabam vivenciando a jornada proposta no evento, fazendo com que elas mergulhem nesta experiência imersiva que o evento propõe. 

Outro ponto a ser levado em consideração são as experiências sensoriais, que estão ligadas aos sentidos das pessoas, experiências onde os participantes usam um óculos de ambiente 4D que gera além de sons, calor e um cheiro virtual, são algumas das ações que a tecnologia pode nos oferecer.

Em UX e UI, o design é cem por cento focado no usuário, que no caso dos eventos são os participantes, para desenhar estas experiências usamos as ferramentas do Design Estratégico para Eventos para criar experiências imersivas, que vão além do uso de tecnologia, realidade aumentada, entre outras opções tecnológicas disponíveis no mercado.

Não quer dizer que somos contra usar essas ferramentas tecnológicas, mas acreditamos que elas serão aliadas quando estiverem alinhadas com a dor da persona do evento, esse sempre será o primeiro passo para o sucesso de qualquer experiência, criar ações dentro do evento onde o foco sejam as pessoas.

O que sempre fez e fará a diferença em qualquer tipo de evento são as pessoas, diga-se de passagem que evento sem elas não acontece né, por isso é tão importante você humanizar o evento e criar um ambiente onde elas participem de maneira significativa.

O erro de muitas empresas não terem sucesso nos seus eventos é justamente por não desenhar ações com foco nas pessoas e com isso o planejamento do evento acaba não sendo tão assertivo, e consequentemente não geram essa conexão humanizada. 

Para resolver esse problema, traremos algumas perguntas para você responder e que te ajudarão a desenhar de forma assertiva o seu evento:

• Quem são os stakeholders do evento?
• Quem é a sua persona? Quais são os seus desejos e suas dores?
• Qual a proposta de valor do seu evento? O que a pessoa ganha participando dele?
• Qual o objetivo que a sua empresa quer alcançar através do evento?

Respondido às perguntas anteriores é hora de começar a pensar nas experiências imersivas do evento, para isso leve em consideração:

• Criar momentos de interação com o público

Vá além do chat e das enquetes, você pode propor mesa-redonda com os próprios participantes, criar momentos de conexão entre eles, ou ainda dar oportunidade para que eles criem suas próprias salas de discussões dentro do evento, um bom exemplo disso é a nova funcionalidade do Zoom, o Immersive View, onde os participantes podem vivenciar a experiência de forma colaborativa e imersiva.

• Criar gamificação no evento, incentivando o público a participar e interagir.

A gamificação pode ser no conteúdo, como por exemplo usar palavras-chave, ou então na interação entre os participantes ou os patrocinadores do evento, onde as pessoas podem acumular pontos e no final ter um ranking dos vencedores ou ainda criar um game do evento, onde cada etapa alcançada suba um nível. 

• Criar conexões além das telas do computador, criando experiências híbridas.

Um bom uso dessa ação é, por exemplo, enviar um kit de boas-vindas ou um kit de Happy Hour do evento e junto o participante receber um card ou panfleto onde terá uma atividade em realidade aumentada como um vídeo ou ainda um acesso exclusivo por QR Code para uma palestra ou um material exclusivo para download. Ou ainda dentro do kit ser enviado os ingredientes para uma receita que poderá ser feita antes ou durante o evento, sendo guiado de forma coletiva por um chefe de cozinha para no final todos saborearem juntos.

• Fazer uso de uma segunda tela para envolver ainda mais os participantes.

Essa opção é ótima para prender ainda mais a atenção dos participantes no evento, o celular pode ser essa segunda tela do evento, onde se pode ter um aplicativo exclusivo do evento ou usar aplicativos para fomentar a  comunidade e criar ações que envolvam ainda mais as pessoas, alguns exemplos são Slack, Discord e Telegram. O celular também pode ser usado como segunda tela para fazer traduções simultâneas ou ainda dar acessibilidade de libras ou audiodescrição para o público.

• Usar os canais de comunicação como ativação do storytelling do evento.

Você pode usar os canais de comunicação, como por exemplo, sms ou e-mail para contar o que está por vir no evento, dando contexto para as etapas e mantendo o público imerso no que está por vir.

• Criar pílulas de conteúdo exclusivo em formato de áudio para engajar o seu público.

Ter um podcast exclusivo do evento, com pílulas que podem ser entregues como um benefício extra e exclusivo para os participantes que atingirem um determinado nível do evento (se esse for o caso nossa sugestão é criar regras claras para não gerar insatisfação e consequentemente um efeito contrário), ou ainda se o evento for de vários dias você pode usar esta estratégia para gerar conteúdos extras como forma de bônus, ou uma entrevista de bastidores com os palestrantes ou ainda um espaço para responder as dúvidas feitas pelos participantes mas com um toque de humor, essas são algumas formas de criar experiência imersiva muito mais prazerosa no evento. 

Aqui a única regra que vale é usar a criatividade para alavancar o seu evento. O pulo do gato é estar atento a tudo que acontece à sua volta, como os feedbacks vindos do próprio público ou de ações criadas por outros setores que você pode aperfeiçoar e usar no seu evento.

5 Benefícios de criar experiências imersivas nos Eventos

Quando as ações são pensadas e alinhadas para criar experiências para o público, você consegue colher muitos resultados, iremos destacar 5 benefícios que essas experiências criam.

1. Maior participação do público

Quando se envolve o público como parte principal do evento você ganha a sua atenção e isso aumenta o envolvimento e engajamento das pessoas que irão querer estar ali vivenciando aquela experiência.

2. Redução de turnover dos participantes do evento

Sabe aquele relatório de métrica do evento onde mostra uma oscilação de entra e sai do evento? Bom, quando você cria experiências imersivas no evento é mais difícil que isso aconteça, já que o envolvimento do público se torna maior e com isso o participante não irá querer correr o risco de sair antes dos momentos determinados para pausa do evento, para não correr o risco de perder nenhuma atividade importante. 

3. Maior retenção da experiência vivenciada

Uma experiência memorável é uma ação criada dentro do evento onde fica armazenado na memória do seu público, afinal tudo que é bom a gente quer guardar de recordação, não é mesmo. Experiências imersivas criadas de forma assertiva geram esse resultado, fazendo com que os participantes falem bem do seu evento para outras pessoas e até nas suas próprias redes sociais.

4. Maior impacto do evento através das redes sociais

Experiências imersivas bem assertivas criam nas pessoas o desejo de compartilhar suas experiências, com isso o seu evento ganha maior visibilidade nas redes sociais gerando um desejo em quem não estava presente.

5. Melhor custo x benefício em relação aos eventos presenciais

Se você colocar na ponta do lápis vai perceber que no evento digital você não terá os custos envolvendo transfer, passagens áreas, hospedagem e que o alcance do público pode ser muito maior no evento digital, por conta disso você poderá ter um maior benefício em relação ao custo do evento.

Investir em experiências imersivas nos eventos só trará resultados positivos para o seu evento, mas a escolha da melhor experiência vai depender muito das dores do seu público, por isso entender a persona do evento fará toda a diferença em tornar seu evento mais assertivo. 

Precisando de ajuda? Entre em contato com nossos especialistas e te ajudaremos a criar experiências imersivas memoráveis no seu evento.